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Dans un secteur aussi réglementé que celui de la formation professionnelle, les enjeux de la transformation digitale, avant même de s’attaquer à la pédagogie ou à la vente concernent en premier lieu la digitalisation de l’activité administrative.
Quel est le poids de la gestion administrative pour les organismes de formation ? C’est la question à laquelle nous avons souhaité répondre avec cette enquête.
Les organismes de formation interrogés ne sont pas des débutants. Ils ont 91,3% à avoir plus d’un an d’existence et près de la moitié (54,5%) ont plus de 5 ans d’expérience.
Ils sont d’ailleurs bien implantés dans leur territoire : 51% d’entre eux bénéficient d’un rayonnement régional, 39,8% d’un rayonnement national et 8% d’un rayonnement international.
Ceux-ci profitent pour la plupart d’un chiffre d’affaires en hausse :
En interne, l’étude met en relief des équipes petites, voire très petites pour plus de la moitié d’entre eux :
En revanche, celles-ci sont majoritairement intégrées dans un écosystème. Près de 64% des centres de formation sollicitent en effet des intervenants extérieurs sur leurs formations :
Combien de temps de travail représente la gestion administrative des formations sur 12 mois ? C’est la question que nous avons posée aux acteurs de la formation.
En moyenne, la gestion administrative des formations représente donc près de 13% du temps travaillé sur une année pour les organismes de formation.
Tous secteurs confondus, la gestion administrative représente normalement 7% du temps de travail sur une année : pour les organismes de formation, l’administratif est donc presque deux fois plus lourd !
Source : étude Sage – Plum Consulting « A la recherche du temps perdu » – 2017
La tâche qui concentre le plus les efforts dans une formation selon les questionnés est la gestion des documents de formation (conventions, convocations, émargements, attestations, etc). Ce fut la réponse choisie par 30% des répondants.
Les organismes de formation ont classé les tâches de la manière suivante, hiérarchisées de la plus chronophage à la moins chronophage :
L’immense chantier de l’amélioration de la gestion administrative, commencé dès 2018 avec la réforme de la formation et accéléré en 2020, n’en est qu’au début !
Les centres de formation interrogés se préparent à digitaliser leur gestion administrative, et cela passe notamment par le fait de s’équiper d’un logiciel métier.
A la question “Sur quelles tâches axez-vous vos efforts pour les 12 prochains mois ?”, les professionnels de la formation répondent en effet à 77% la gestion administrative de leur OF.
Le reste de leurs efforts seront situés sur les niveaux suivants :
Pour ce faire, 61,5% des répondants sont équipés d’un logiciel capable de les soutenir dans cette tâche. 38,5% des interviewés, quant à eux, ne possèdent pas de logiciel métier.
Digitaliser ses supports de formation représente aujourd’hui un projet d’avenir pour les entreprises.
Cette digitalisation leur permet notamment de proposer un nouvel accompagnement à leurs apprenants, varier le parcours pédagogique de ces derniers et renforcer leur expérience d’apprentissage.
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