Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un procédé numérique qui permet de signer un document de manière authentique, sans stylo ni papier. Tout comme la signature manuscrite, la signature électronique est non falsifiable. Sa spécificité numérique ne la rend pas “duplicable” : elle ne peut donc pas être réutilisée sur un autre document. De même, elle reste inaltérable, car une fois apposée, la signature électronique ne peut être modifiée. Enfin, elle demeure tout aussi irrévocable qu’une signature traditionnelle, car le signataire ne peut pas la contester.
Quelle différence entre une signature électronique simple, avancée, qualifiée ou scellée ?
Selon son type, la signature électronique peut offrir les mêmes garanties qu’une signature manuscrite sur papier :
- La signature électronique simple est une donnée numérique. Il peut s’agir de la signature effectuée sur un appareil à la réception d’un colis ou d’une signature manuscrite scannée, puis apposée à un document envoyé par mail. Pratique pour des procédures simples comme l’émargement, elle ne garantit pas toujours l’identité du signataire de manière fiable.
- La signature électronique avancée est la plus employée par les entreprises pour signer des documents courants, comme des factures ou des contrats. Elle nécessite l’utilisation d’une clé numérique unique qui garantit l’identité du signataire après vérification par un tiers de confiance. Seul le signataire peut accéder à cette clé et l’utiliser.
- La signature électronique qualifiée se base sur un certificat qualifié. Ce certificat n’est délivré qu’après la vérification de l’identité du signataire par un Prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ). Elle est créée à l’aide d’un dispositif sécurisé spécifique.
- La signature électronique scellée ne peut être utilisée que par une personne morale, comme un organisme de formation, une association ou une entreprise. Elle garantit que le document généré, comme un bulletin de paie ou une facture, provient bien de l’entité émettrice.
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Les 3 niveaux de signature du règlement eIDAS
Le règlement eIDAS est un standard européen, qui pose le cadre légal de l’utilisation des signatures électroniques. Il classe les différents types de signature selon trois niveaux de sécurité :
- La signature électronique simple offre un niveau de sécurité basique, car bien qu’elle soit la plus simple à utiliser, elle ne garantit pas l’identité du signataire.
- La signature électronique avancée présente un niveau de sécurité élevé, qui convient parfaitement à la signature des documents courants, car elle garantit l’identité du signataire.
- La signature électronique qualifiée atteste du niveau de sécurité maximal, car elle garantit que l’identité du signataire a été contrôlée et vérifiée par un organisme accrédité.
Quel type de signature électronique choisir pour un organisme de formation ?
Pour un organisme de formation, il est recommandé de choisir le type de signature électronique à employer selon la nature des documents à signer :
| Type de documents | Signature électronique recommandée |
| Accusé de réception d’un colis, signature de mail, émargement, acceptation des conditions générales d’utilisation… | Signature électronique simple |
|
Contrat de VAE (Validation des acquis de l’expérience), devis de formation, convention d’intervention, contrat de sous-traitance… |
Signature électronique avancée |
| Acte notarié, document à fort enjeu (procédures juridiques)… | Signature électronique qualifiée |
Quelle valeur légale a une signature électronique ?
Aux yeux de la loi, la valeur légale d’une signature électronique est réelle. En d’autres termes, en cas de litige, elle ne peut pas être refusée par un juge. L’article 1366 du Code civil précise néanmoins que la signature électronique a « la même force probante que l’écrit sur support papier », tant que l’identité du signataire est garantie et que l’intégrité de sa signature n’a pas été compromise – à savoir qu’aucune modification n’y a été apportée.
C’est pourquoi il est vivement recommandé de se référer aux niveaux de sécurité définis par le règlement eIDAS. Selon la réglementation européenne, les signatures électroniques avancées et qualifiées ont la plus grande « force probante » et sont considérées comme fiables devant un tribunal. De plus, la signature qualifiée bénéficie exactement de la même valeur légale que la signature manuscrite traditionnelle.
Signature électronique : comment ça marche concrètement ?
Pour signer un document numériquement et s’assurer de sa valeur légale, deux critères essentiels doivent être respectés : l’authentification du signataire et l’intégrité du document. Les logiciels de signature électronique se chargent de veiller au respect de ces deux critères réglementaires et automatisent le processus.
Si les méthodes employées peuvent varier selon les prestataires, le fonctionnement reste assez similaire et la signature électronique s’opère en cinq étapes :
- connexion au logiciel de signature électronique à l’aide d’identifiants ou d’une clé numérique ;
- dépôt des documents (au format Word, PDF ou autre) en attente de signature ;
- envoi d’une invitation aux signataires après avoir renseigné les coordonnées de chacun (notamment les numéros de téléphone portable) ;
- notification des signataires par mail et confirmation d’identité au moment d’apposer la signature, grâce à un code reçu par SMS ;
- scellage du document par le logiciel de signature électronique, qui certifie qu’aucune modification n’a pu être apportée après signature.
Pourquoi votre organisme de formation a-t-il besoin d’un logiciel de signature électronique ?
Il est important d’identifier quels bénéfices apporte la signature électronique à votre centre de formation en termes de gestion administrative. Généralement, la signature dématérialisée est plébiscitée, car elle représente un gain de temps et renforce la valeur légale de vos documents. Si les signataires ne se trouvent pas dans la même zone géographique, nul besoin de se déplacer, ni d’envoyer les documents par voie postale. De plus, en cas de litige, la force probante de ce type de signature est suffisante devant un tribunal – d’autant plus si la nature du document signé exige une signature avancée ou qualifiée.
Comment fonctionne la signature électronique dans Digiforma ?
Digiforma intègre une fonctionnalité de signature électronique et vous permet de faire signer numériquement tous vos documents de manière conforme. La plateforme fait notamment appel à des partenaires de confiance pour vos processus de signature avancée et qualifiée.
Digiforma renforce également les actes de signature simple avec un système de double authentification : par mail et par téléphone. Ce procédé de signature électronique bénéficie d’une mise en place simplifiée.
Le contact client et le signataire de votre centre de formation sont invités par mail à se rendre sur un espace dédié pour signer le document. Au moment de la signature, le signataire reçoit un code par SMS pour valider son identité. La fin de la démarche est ensuite confirmée aux deux parties.
Enfin, Digiforma inclut une fonctionnalité de cachetage électronique de vos documents. Ce procédé garantit l’authenticité et l’intégrité de tous les documents générés depuis votre compte Digiforma.
L’ensemble de ces fonctionnalités de signature électronique ont été spécialement conçues pour correspondre aux normes du règlement eIDAS et répondre aux besoins des organismes de formation.
Comment choisir le bon outil de signature électronique pour votre organisme de formation ?
Pour ne pas vous tromper, assurez-vous que le logiciel de signature électronique envisagé répond, comme Digiforma, aux critères suivants :
- La sécurité : votre outil doit impérativement répondre aux normes du règlement européen eIDAS pour que les signatures électroniques soient légalement reconnues sur chacun de vos documents.
- La double authentification : l’identité du signataire doit être vérifiée par au moins deux procédés d’authentification (le plus souvent, par mail et par téléphone).
- L’intégration : votre outil doit être capable de s’intégrer à votre logiciel de gestion interne.
- L’horodatage : l’outil doit fournir un certificat d’horodatage qualifié. Ce certificat prouve l’existence du document signé à un moment précis et garantit qu’il n’a pas été modifié après la signature.
