Dans un secteur aussi réglementé que celui de la formation professionnelle, les enjeux de la transformation digitale, avant même de s’attaquer à la pédagogie ou à la vente concernent en premier lieu la digitalisation de l’activité administrative. 

Quel est le poids de la gestion administrative pour les organismes de formation ? C’est la question à laquelle nous avons souhaité répondre avec cette enquête.

infographie paperasserie administrative organismes de formation

Typologie des OF : des acteurs de petite taille mais expérimentés, au cœur de la tourmente administrative

Les organismes de formation interrogés ne sont pas des débutants. Ils ont 91,3% à avoir plus d’un an d’existence et près de la moitié (54,5%) ont plus de 5 ans d’expérience.

Ils sont d’ailleurs bien implantés dans leur territoire : 51% d’entre eux bénéficient d’un rayonnement régional, 39,8% d’un rayonnement national et 8% d’un rayonnement international.

Ceux-ci profitent pour la plupart d’un chiffre d’affaires en hausse :

  • 63,6% des OF sont en croissance
  • 27,7% d’entre eux stagnent
  • 8,9% ont un CA en baisse

En interne, l’étude met en relief des équipes petites, voire très petites pour plus de la moitié d’entre eux :

  • 26,9% des répondants travaillent seuls (indépendants / micro-entrepreneurs)
  • 30% des OF ont moins de 5 salariés
  • 17% ont entre 5 et 10 salariés
  • 30% ont plus de 10 salariés

En revanche, celles-ci sont majoritairement intégrées dans un écosystème. Près de 64% des centres de formation sollicitent en effet des intervenants extérieurs sur leurs formations :

La gestion administrative est toujours l’éléphant au milieu de la salle de classe

Le temps dédié à la gestion administrative

Combien de temps de travail représente la gestion administrative des formations sur 12 mois ? C’est la question que nous avons posée aux acteurs de la formation.

  • 62,5% d’entre eux ont répondu “Plus d’un mois” 
  • 25,9% ont répondu “Entre 15 jours et un mois”
  • 10,6% ont répondu “Moins de 15 jours”

En moyenne, la gestion administrative des formations représente donc près de 13% du temps travaillé sur une année pour les organismes de formation. 

Tous secteurs confondus, la gestion administrative représente normalement 7% du temps de travail sur une année : pour les organismes de formation, l’administratif est donc presque deux fois plus lourd !

Source : étude Sage – Plum Consulting « A la recherche du temps perdu » – 2017

Les tâches les plus chronophages

La tâche qui concentre le plus les efforts dans une formation selon les questionnés est la gestion des documents de formation (conventions, convocations, émargements, attestations, etc). Ce fut la réponse choisie par 30% des répondants.

Les organismes de formation ont classé les tâches de la manière suivante, hiérarchisées de la plus chronophage à la moins chronophage :

  • #1 Gestion des documents
  • #2 Gestion qualité (programmes / évaluations)
  • #3 Echanges avec le client
  • #4 Préparation pédagogique
  • #5 Gestion commerciale
  • #6 Gestion des demandes de financement
  • #7 Animation de la formation
  • #8 Gestion des formateurs et des sous-traitants

L’amélioration de la gestion administrative au coeur des préoccupations pour 2022

L’immense chantier de l’amélioration de la gestion administrative, commencé dès 2018 avec la réforme de la formation et accéléré en 2020, n’en est qu’au début ! 

Les centres de formation interrogés se préparent à digitaliser leur gestion administrative, et cela passe notamment par le fait de s’équiper d’un logiciel métier.

A la question “Sur quelles tâches axez-vous vos efforts pour les 12 prochains mois ?”, les professionnels de la formation répondent en effet à 77% la gestion administrative de leur OF.

Le reste de leurs efforts seront situés sur les niveaux suivants :

  • Recrutement / formation, à 26%
  • Facturation / traitement des paiements, à 22%
  • Comptabilité, à 13%
  • Gestion des sous-traitants, à 10%
  • Gestion des salariés, à 7%
  • Fiscalité, à 7%

Pour ce faire, 61,5% des répondants sont équipés d’un logiciel capable de les soutenir dans cette tâche. 38,5% des interviewés, quant à eux, ne possèdent pas de logiciel métier.

Méthodologie

  • Étude réalisée via un questionnaire autoadministré en ligne
  • Echantillon représentatif de 104 répondants (organismes de formation) entre août et novembre 2021.

Bilan de l’enquête

  • La gestion administrative représente un temps considérable pour les organismes de formation. Ils sont en effet plus de 62% à y passer plus d’un mois de l’année, soit 13% de leur temps (+6 points de pourcentage par rapport aux autres secteurs en France).
  • Améliorer cette gestion administrative est donc un enjeu de taille pour ces acteurs : plus de ¾ d’entre eux comptent d’ailleurs axer leur effort sur ce point sur l’année à venir.

 

Digitaliser ses supports de formation représente aujourd’hui un projet d’avenir pour les entreprises. 

Cette digitalisation leur permet notamment de proposer un nouvel accompagnement à leurs apprenants, varier le parcours pédagogique de ces derniers et renforcer leur expérience d’apprentissage.

Prêt à opérer votre transformation digitale ?