Diwan Bildungsakademie

Name der Bildungsorganisation : Diwan Bildungsakademie

Anzahl der Lernenden pro Jahr: 1200

Die DIWAN Bildungsakademie ist ein AZAV-zertifizierter Bildungsträger im Bereich der beruflichen Weiterbildung, welcher 2018 von Dalia Ranem gegründet wurde. Seit dem Start des operativen Lehrbetriebs im Februar 2025 hat sich die Akademie als Brücke in den Arbeitsmarkt etabliert. Ihr Portfolio umfasst Sprach- und Integrationskurse sowie berufliche Weiterbildungen wie Security-Vorbereitung auf die IHK-Prüfung, Pflegebasiskurse, Betreuungskräfte, sowie die pädagogische Assistenz.

Digiforma hat uns geholfen, unsere Bildungsangebote von Anfang an strukturiert, digital und professionell umzusetzen.

Gadhe Taha

Akademieleitung

Die Herausforderungen des Unternehmens

Mit dem Aufbau der neuen Einrichtung stand die DIWAN Bildungsakademie vor der monumentalen Aufgabe, Verwaltungs-, Dokumentations- und Nachweispflichten nach AZAV-Kriterien effizient und fehlerfrei zu organisieren.

In einem Bereich, der strengen Zertifizierungsrichtlinien unterliegt, ist die Dokumentationspflicht immens: Anwesenheiten, Verträge und Beratungsnotizen müssen lückenlos vorliegen.

Gadhe Taha, Geschäftsführung der Diwan Bildungsakademie, erklärt:
„Die Förderfähigkeit unserer Angebote bringt klare Anforderungen an Organisation und Nachweispflicht mit sich“, erklärt Gadhe Taha. Ohne eine spezialisierte Software hätte dies bedeutet, jedes Dokument manuell im Explorer anzulegen und Daten händisch zu übertragen. Zuhal Dogru, eine Mitarbeiterin der Verwaltung ergänzt: „Das wäre der Albtraum jeder Verwaltungskraft gewesen. Wir brauchten eine Lösung, die professionell, digital und AZAV-konform arbeitet, ohne dass wir den Fokus auf die pädagogische Qualität verlieren.“

Als neuer Bildungsträger war es uns wichtig, von Anfang an professionell, digital und AZAV-konform zu arbeiten – Digiforma hat uns genau dabei unterstützt.

Die Lösung: Digiforma als zentraler Anker

Um diese wachsenden Anforderungen von Beginn an professionell abzubilden, entschied sich die Akademie 2024 für Digiforma. Ausschlaggebend war die All-in-One-Philosophie: Alle Funktionen, von der Teilnehmerverwaltung über das Qualitätsmanagement (QM) bis hin zur Lernumgebung, sind in einem System gebündelt.

Besonders das integrierte QM gab den Ausschlag. „Wir müssen die Weiterbildungen regelmäßig bewerten lassen. In Digiforma kann ich heute schon einstellen, dass ein Teilnehmer in drei Monaten automatisch die nächste Auswertung erhält“, so die Verwaltungsexpertin. Auch die Kombination aus Rechnungsstellung und der präzisen Nachverfolgung von Lernzeiten machte Digiforma zum klaren Favoriten. Gadhe Taha bestätigt: „Uns war früh klar, dass wir eine Lösung brauchen, mit der wir sämtliche Prozesse digital und strukturiert abbilden können.“

Digiforma hat ein offenes Ohr für Ihre Bedürfnisse!

Möchten Sie die Verwaltung Ihrer Bildungseinrichtung optimieren? Digiforma passt sich Ihren technischen und branchenspezifischen Anforderungen an! Kontaktieren Sie unseren Vertrieb, um eine umfassende Vorführung zu erhalten.

Digiforma verbindet bei uns Verwaltung, Dozenten und Teilnehmende in einem System. Während unser Team effizient organisiert, nutzen die Teilnehmenden die Plattform zum Lernen und unsere Dozenten für ihre tägliche Lehrarbeit.

Eine fluide Einführung und digitale Transformation

Die Einführung verlief reibungslos. Dank der intuitiven Oberfläche konnte das Team Digiforma eigenständig einrichten und Schritt für Schritt in den Alltag integrieren. „Sollten wir doch einmal Fragen haben, bekommen wir innerhalb von maximal zwei Stunden eine Lösung“, berichtet Zuhal Dogru. „Es fühlt sich an wie eine echte Partnerschaft, als säße der Support direkt mit uns am Tisch.“

Heute ist Digiforma das zentrale Nervensystem der Akademie:

Automatisierte Dokumente: Vorlagen für Verträge enthalten intelligente „Tags“. Termine und Kursdaten werden automatisch gezogen. „Das nimmt die Last, jedes Datum händisch kontrollieren zu müssen. Wir sind nicht mehr vom Einzelwissen einer Person abhängig.“
Verkaufstunnel als Erfolgsmotor: Ein Highlight im CRM-Bereich. „Seit wir mit dem Verkaufstunnel arbeiten, geht uns niemand mehr verloren. Wir sehen genau, wer noch einen Termin beim Jobcenter hat, und haken nach. Das hat die Zahl der realisierten Bildungsgutscheine spürbar erhöht.“
Zentralisierung: Das Team organisiert Prozesse nahtlos, Dozenten bilden Lehrinhalte direkt im System ab und Teilnehmende nutzen das digitale Extranet aktiv für ihren Fortschritt.

Messbare Ergebnisse und Ausblick

Die Bilanz der Zusammenarbeit ist beeindruckend. Auf die Frage nach der Zeitersparnis antwortet Zuhal Dogru prompt: „Ich würde es auf einen kompletten Mitarbeiter schätzen, den wir uns durch Digiforma sparen. Bei der Masse an Teilnehmenden müssten wir sonst sofort jemanden zusätzlich einstellen.“

Gadhe Taha resümiert: „Wir können alle relevanten Nachweise digital erfassen und bei Bedarf sofort abrufen. Das sorgt für enorme Klarheit in unseren Abläufen.“ Die Zukunft sieht die Akademie optimistisch: Ob Video-Unterricht, KI-Features oder die zunehmende Digitalisierung bei den Jobcentern – die DIWAN Bildungsakademie ist bereit.

„Digiforma überrascht uns immer wieder mit Funktionen, die den Alltag erleichtern“, schließt Zuhal Dogru ab. „Wer unsicher ist, dem sage ich: Tut es. Man wird nicht mit der Software allein gelassen, man wird gehört und arbeitet Hand in Hand.“

Die wesentlichen Vorteile auf einen Blick

Fokus	Nutzen für die DIWAN Bildungsakademie
AZAV-Konformität	Rechtssichere digitale Erfassung aller Nachweise für Audits und Förderstellen.
Produktivität	Massive Zeitersparnis (ca. 1 Vollzeitstelle) durch Automatisierung und Zentralisierung.
CRM & Akquise	Strukturierte Nachverfolgung von Interessenten führt zu mehr Teilnehmenden mit Bildungsgutscheinen.
Pädagogik	Digitales Extranet verbindet Dozenten und Teilnehmende trotz Sprachbarrieren.