Privalex
Nombre de la empresa: Privalex
Sitio web: https://privalex.es/
Formación en privacidad, ciberseguridad y buenas prácticas en el tratamiento de datos.
Digiforma ha profesionalizado nuestros procesos y mejorado nuestra capacidad para gestionar la formación.
Los objetivos de la empresa
En Privalex Partners, tienen como objetivo principal proporcionar una formación de calidad, especializada en privacidad, protección de datos y seguridad de la información, adaptada a las necesidades reales de las empresas y profesionales
Para su equipo, fomentar una cultura de cumplimiento normativo y buenas prácticas en el manejo de la información, facilitando tanto el acceso a formación bonificada a través de FUNDAE como a programas privados en directo, en español e inglés es su desafío más importante. Tal y como nos comenta Marta Frutos, Head of Customer Success and Data Protection Trainings, se enfocan en ofrecer contenidos actualizados, prácticos y accesibles, que permitan al alumno aplicar lo aprendido de forma inmediata en su entorno laboral.
Ofrecemos formación bonificada a través de FUNDAE en modalidad de teleformación, con un catálogo especializado en privacidad y protección de datos.
La fusión con Digiforma
Todo el equipo de Digiforma está profundamente agradecido de contar con un cliente como Privalex para impulsar la digitalización de su gestión formativa. Marta nos cuenta cómo han enfrentado su trabajo con nuestro software y a qué retos y desafíos se han enfrentado a la hora de elegir una herramienta como la nuestra.
Objetivos y retos
Centralización de procesos y cumplir con los requisitos de Fundae.
Desde Privalex, cuentan con una enorme experiencia que les permite saber cómo encontrar el equilibrio entre la flexibilidad y la calidad pedagógica, utilizando los recursos adecuados y realizar un seguimiento personalizado de sus alumnos. “Al contratar Digiforma dimos un paso importante en la digitalización de nuestra gestión formativa. Buscábamos una herramienta que nos permitiera agilizar procesos, centralizar la documentación y cumplir con los requisitos de FUNDAE de manera más eficiente y segura”, comenta Marta.
Desde Privalex saben bien que trabajar con FUNDAE implica una carga administrativa considerable, por lo que contar con un equipo que entienda bien los procedimientos es clave para evitar errores y optimizar los tiempos. Lo que les hizo elegir Digiforma como partner administrativo fue, principalmente, su enfoque específico en formación bonificada, su interfaz intuitiva y la posibilidad de cubrir todo el ciclo formativo: desde la creación de grupos hasta la emisión de documentación, pasando por el seguimiento de los participantes. “Además, valoramos mucho su diseño: limpio, visual y bien estructurado, lo que facilita el trabajo diario. También nos encanta la libertad creativa que ofrece para personalizar la imagen de nuestras formaciones: poder incorporar colores, imágenes y elementos visuales propios refuerza nuestra identidad y aporta un valor añadido a la experiencia del alumno.”
Invertir en una plataforma de formación sólida y amigable
Procesos de digitalización
Desde Privalex, Marta nos comenta que uno de sus principales desafíos ha sido adaptar los contenidos formativos a un entorno en constante cambio, especialmente en temas como la protección de datos y la ciberseguridad, donde las actualizaciones legislativas y tecnológicas son frecuentes. “Otro reto importante ha sido diseñar una modalidad de teleformación que realmente funcione: que sea accesible, intuitiva y a la vez rigurosa”.
Para ellos, es fundamental seleccionar una plataforma digital adecuada, que se ajuste a sus necesidades específicas y que facilite tanto la gestión administrativa como el seguimiento formativo. “Entre los retos que hemos encontrado, destacamos el proceso inicial de adaptación: comprender a fondo todas las funcionalidades, ajustar nuestra forma de trabajar y formar al equipo. También supuso un esfuerzo organizar y migrar parte de la documentación que antes gestionábamos de forma más manual. Aún así, ha sido un cambio muy positivo que nos ha permitido ahorrar tiempo, reducir errores y profesionalizar aún más nuestra gestión.”, comenta Marta. Además, indican que gracias a Digiforma y su diseño, se facilitó la transición digital, gracias a la interfaz intuitiva y su diseño ergonómico y atractivo. Señalan, además, la importancia de contar con un soporte técnico y recursos formativos, que ayuden a resolver las posibles dudas diarias y sacarle el máximo partido a la herramienta.
“Aunque implicó un esfuerzo organizar y migrar parte de la documentación previa, hoy vemos que ese tiempo invertido se traduce en una gestión mucho más eficiente y menos propensa a errores”
Procesos de digitalización
En su uso diario, desde Privalex destacan la gestión integral de alumnos dentro de los cursos o acciones formativas, la automatización de la documentación FUNDAE (generación, firma y archivo digital, lo que reduce la carga administrativa y garantiza el cumplimiento normativo) o el seguimiento del alumnado. Además, gracias a la personalización que permite la plataforma, indican que pueden adaptar imágenes, colores y formatos para reforzar su identidad de marca y mejorar la experiencia del usuario.
La interfaz intuitiva y fácil de usar, les permite una adopción más rápida y sencilla por parte de su equipo y así reducir tiempos de formación interna, así como la posibilidad de añadir alertas y recordatorios para llevar un control total de todo lo que pasa en los cursos. “Estas funcionalidades nos permiten optimizar tiempo, reducir errores y ofrecer un servicio más profesional tanto a alumnos como a clientes”, destaca Marta.
La voz del experto
Recomendaciones para un proceso de digitalización fácil
Al preguntar sobre qué consejos darían para un centro que quiera digitalizar su actividad, la recomendación principal de Marta es comenzar definiendo claramente los objetivos: qué procesos buscan optimizar, qué tipo de formación quiere ofrecer y cómo esperan mejorar la experiencia de alumnos y profesores.
“A partir de ahí, es fundamental:
- Seleccionar una plataforma digital adecuada, que se ajuste a sus necesidades específicas y que facilite tanto la gestión administrativa como el seguimiento formativo.
- Formar al equipo desde el inicio para que todos comprendan y se adapten a las nuevas herramientas, evitando resistencias y errores.
- Digitalizar y organizar la documentación de forma ordenada, para garantizar el cumplimiento normativo y la trazabilidad.
- Implementar procesos graduales, no intentar cambiar todo de golpe, sino avanzar paso a paso, ajustando y mejorando según se vaya aprendiendo.
- Escuchar y recoger feedback tanto de alumnos como de profesores para adaptar la formación y la gestión a sus necesidades reales”
La digitalización es un proceso que transforma no solo las herramientas, sino también la manera de trabajar, por eso es clave hacerlo con paciencia y planificación.
Privalex es un centro de formación que ha conseguido una adaptación digital perfecta, expertos en el sector de la ciberseguridad que han confiado en Digiforma para gestionar su actividad formativa. “Nos gustaría destacar que la flexibilidad y personalización que ofrece Digiforma nos ha permitido adaptar la plataforma a nuestras necesidades específicas, algo que valoramos mucho. Esta colaboración ha sido clave para que la digitalización de nuestra gestión formativa sea un éxito y nos permita seguir mejorando día a día”.
Si quieres saber más sobre Privalex, puedes visitar su página web:
Los resultados
Hemos experimentado realmente un fuerte incremento de nuestro volumen de negocio desde que usamos esta herramienta.
En 2019, alcanzamos un volumen de negocio de unos 82 000 EUR, mientras que, para el año 2022, las estimaciones rondaban los 500 000 EUR.
Los equipos de Digiforma son muy atentos y tienen una gran capacidad de respuesta, de modo que han sabido responder a nuestras necesidades.
Les hemos solicitado regularmente nuevas funcionalidades y las han integrado muy rápido. Por ejemplo, la exportación de informes de calidad en formato PDF o la fijación por defecto del horario de formación a las 9:30 horas. O incluso cambios específicos en las extranets.
También valoramos positivamente la comunidad OF Connect, que permite a todos los formadores interactuar entre sí, así como formular cualquier pregunta que puedan tener en el desarrollo de su actividad.
Es una especie de WhatsApp gigante donde los formadores y los «coaches» profesionales publican regularmente mensajes, preguntas y comentarios.
“Los elementos que más nos llamaron la atención es que cumplía con los requisitos de Fundae y de Protección de datos, además de otros aspectos que nuestros clientes nos exigen. Sentí muchos paralelismos entre Digiforma y Atribord, y creo que no nos hemos equivocado; para nosotros era muy importante no perder nuestra esencia en este proceso de digitalización que teníamos que realizar y, además, hacerlo con entusiasmo. Esto sólo fue posible gracias a Digiforma, por su frescura y buen hacer. Nos gustó mucho que tuviera un equipo propio y con mucha vocación de servicio, como nosotros”.
La automatización de tareas administrativas es otro aspecto importante dentro de la actividad de un centro de formación, y Sonia lo aprecia. Un software como Digiforma permite transformar todas estas tareas para así, en una etapa posterior, poder automatizarlas o eliminarlas definitivamente. “De momento se ha transformado enormemente la relación de los alumnos y los profesores y su contexto educativo. Estamos muy contentos”, cuenta la Directora.
En cuanto a la digitalización total y la adaptación a un software, nos cuenta que al principio es complicado cambiar el mindset. “Antes, utilizábamos nuestro propio LMS, que había impuesto a nuestro equipo una manera de trabajar. Pasado un tiempo, y cuando se entiende o se empieza a percibir el potencial, llega la euforia: vas viendo cómo Digiforma te mejora el día a día una barbaridad”.
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