Die AZAV Audit

Q: Seit wann gilt die AZAV-Zertifizierung

Die AZAV-Zertifizierung gilt seit dem 1. Januar 2012. An diesem Datum trat die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) in Kraft, die die Voraussetzungen und Verfahren für die Zertifizierung von Bildungsträgern regelt, die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung im Rahmen der Arbeitsförderung anbieten möchten. Zuvor gab es ähnliche Regelungen unter der AFL (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung für Arbeitsmarktmaßnahmen), jedoch wurde die AZAV als Nachfolgeregelung entwickelt, um die Anforderungen und Prozesse klarer zu strukturieren und die Qualität der Bildungsangebote zu erhöhen. Die AZAV-Zertifizierung wurde erforderlich, damit Bildungsträger für die Förderung durch die Agentur für Arbeit und andere öffentlich-rechtliche Stellen zugelassen werden.

Der ausführliche AZAV-Leitfaden

Quelle: Florian Mai

Ein AZAV-Audit ist der zentrale Qualitätscheck für zertifizierte Bildungsträger. Es gewährleistet, dass alle Anforderungen der AZAV eingehalten werden – von der organisatorischen Leistungsfähigkeit über die Maßnahmenqualität bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Doch das Audit ist weit mehr als eine Kontrolle: Es ist Ihr Werkzeug, um Qualität zu sichern, Vertrauen zu stärken und Ihre Position im Bildungsmarkt zu festigen.

Für Träger bedeutet dies: regelmäßige Überprüfungen, transparente Prozesse und eine kontinuierliche Verbesserung Ihres Angebots. Von der Erstzertifizierung über jährliche Überwachungsaudits bis hin zur Rezertifizierung – das Audit ist ein essenzieller Bestandteil Ihres Qualitätsmanagements.

Erfahren Sie jetzt, wie ein AZAV-Audit abläuft, welche Anforderungen geprüft werden und wie Sie sich optimal vorbereiten können 👇🏻:

Arten von AZAV-Audits

1. Erstzertifizierung

Die Erstzertifizierung ist der erste Schritt für Träger, die ihre AZAV-Zulassung erhalten möchten. Sie besteht aus zwei Phasen:

Audit Stufe 1: Überprüfung Ihrer Dokumentation, z. B. Qualitätsmanagement-Handbuch, Prozessbeschreibungen und Nachweise über qualifiziertes Personal. Dieses Audit dient der Vorbereitung auf die nächste Phase.
Audit Stufe 2: Vor-Ort-Prüfung Ihrer Strukturen und Prozesse. Hier wird bewertet, ob die Vorgaben der AZAV in der Praxis umgesetzt werden.

Ergebnis: Nach erfolgreichem Abschluss erhalten Sie Ihre AZAV-Träger- und gegebenenfalls Maßnahmenzulassung.

2. Überwachungsaudits

Einmal zertifiziert, sind jährliche Überwachungsaudits erforderlich, um die fortlaufende Einhaltung der AZAV-Standards sicherzustellen.

Schwerpunkte: Ihr Qualitätsmanagement-System, die Maßnahmenqualität und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
Praxisprüfung: Diese Audits können stichprobenartig die Durchführung und Ergebnisse Ihrer Bildungsangebote prüfen.

Ziel: Sicherstellen, dass Ihre Organisation weiterhin alle Standards erfüllt und kontinuierlich Verbesserungen umsetzt.

3. Rezertifizierung

Alle drei bis fünf Jahre ist eine Rezertifizierung notwendig, um Ihre AZAV-Zulassung zu erneuern. Dieser Prozess ähnelt der Erstzertifizierung:

Dokumentenprüfung: Aktualität und Vollständigkeit Ihrer Nachweise werden überprüft.
Vor-Ort-Audit: Ihre Prozesse und Strukturen werden erneut bewertet, um die Qualität Ihrer Arbeit zu bestätigen.

Ergebnis: Verlängerung der Zertifizierung für weitere drei Jahre.

Was wird geprüft?

Ein AZAV-Audit ist eine umfassende Prüfung Ihrer Organisation, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen der AZAV erfüllt werden. Dabei werden zentrale Bereiche Ihrer Arbeit beleuchtet – von der organisatorischen Basis über das Qualitätsmanagement bis hin zu den Bildungsmaßnahmen selbst. Hier erfahren Sie, was im Detail geprüft wird:

1. Organisatorische Leistungsfähigkeit

Die Grundlage jeder erfolgreichen Bildungsorganisation ist eine stabile und transparente Struktur. Ein Audit prüft:

Finanzielle Stabilität:
Nachweise darüber, dass Ihre Organisation finanziell abgesichert ist und zuverlässig arbeiten kann. Dazu gehört, dass keine Insolvenzverfahren anhängig sind und Sie Ihre Verpflichtungen gegenüber Mitarbeitenden und Teilnehmenden erfüllen können.
Beispiel: Haben Sie ausreichende Rücklagen, um Maßnahmen unabhängig von kurzfristigen Zahlungsausfällen durchzuführen?
Personelle Qualifikation:
Nachweise über die fachliche und pädagogische Eignung Ihres Teams. Die Kompetenz Ihrer Mitarbeitenden ist entscheidend, um die Qualität der Bildungsangebote sicherzustellen.
Beispiel: Verfügen Ihre Trainer über relevante Abschlüsse, Berufserfahrung und Weiterbildungen?
Klare Verantwortlichkeiten:
Ihre internen Prozesse und Strukturen müssen eindeutig definiert und dokumentiert sein.
Beispiel: Gibt es eine klare Aufgabenverteilung, und sind Zuständigkeiten schriftlich festgelegt?

2. Qualitätssicherungssystem

Ein funktionierendes Qualitätsmanagement-System ist das Herzstück jeder AZAV-Zertifizierung. Das Audit überprüft, ob Ihre Organisation über effektive Mechanismen verfügt, um Qualität zu gewährleisten und kontinuierlich zu verbessern.

Qualitätsmanagement-Prozesse:
Dazu gehören Verfahren zur Planung, Durchführung und Auswertung Ihrer Bildungsmaßnahmen.
Beispiel: Haben Sie ein strukturiertes Feedback-System, das regelmäßig Teilnehmerzufriedenheit und Verbesserungsvorschläge erfasst?
Teilnehmerzufriedenheit und Beschwerdemanagement:
Ein gutes System stellt sicher, dass Teilnehmeranliegen ernst genommen und effektiv bearbeitet werden.
Beispiel: Gibt es eine dokumentierte Vorgehensweise, um Beschwerden systematisch zu lösen?
Erfolgskontrolle:
Es wird geprüft, ob Sie die Ergebnisse Ihrer Maßnahmen regelmäßig evaluieren und daraus Maßnahmen zur Verbesserung ableiten.
Beispiel: Wie messen Sie den Erfolg Ihrer Kurse? Nutzen Sie Teilnehmerbefragungen, Arbeitsmarktstatistiken oder andere Kennzahlen?

3. Maßnahmenqualität

Hier steht die inhaltliche und praktische Qualität Ihrer Bildungsangebote im Fokus.

Arbeitsmarktrelevanz:
Ihre Maßnahmen müssen auf die aktuellen Anforderungen des Arbeitsmarktes ausgerichtet sein.
Beispiel: Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Kurse den Bedarf der Branche decken? Gibt es Kooperationen mit Arbeitgebern?
Praxisorientierung:
Bildungsangebote sollten praxisnah gestaltet sein und Teilnehmenden einen klaren Mehrwert bieten.
Beispiel: Bieten Ihre Maßnahmen praktische Übungen, Projekte oder Arbeitsproben, die den Einstieg in den Job erleichtern?
Zielerreichung:
Es wird geprüft, ob Ihre Maßnahmen die angestrebten Ziele erreichen – sei es berufliche Eingliederung, Qualifikationserwerb oder soziale Integration.
Beispiel: Dokumentieren Sie, wie viele Teilnehmende nach Abschluss Ihrer Kurse eine Beschäftigung finden?

4. Vertragliche Vorgaben

Eine rechtskonforme und transparente Gestaltung Ihrer Verträge ist essenziell. Das Audit legt Wert auf:

Verträge mit Teilnehmenden:
Alle Vereinbarungen müssen fair, verständlich und rechtskonform gestaltet sein.
Beispiel: Sind Kündigungsfristen und Rücktrittsbedingungen klar geregelt?
Datenschutz (DSGVO):
Der Umgang mit sensiblen Teilnehmerdaten wird streng geprüft.
Beispiel: Haben Sie ein Datenschutzkonzept, und sind die Daten Ihrer Teilnehmenden sicher gespeichert?
Fördermittelverwendung:
Ihre Organisation muss nachweisen, dass die Fördermittel zweckgemäß und effizient eingesetzt werden.
Beispiel: Werden die Fördergelder transparent dokumentiert und abgerechnet?

Häufig gestellte Fragen

Was ist die AZAV-Zertifizierung

Die AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) ist eine gesetzliche Regelung in Deutschland, die die Zulassung von Bildungsträgern und deren Maßnahmen für geförderte Weiterbildungen regelt.

Sie legt Qualitätsstandards fest, die Bildungsträger erfüllen müssen, um Arbeitsförderungsmaßnahmen wie Umschulungen, Qualifizierungen oder Coachings im Auftrag der Agentur für Arbeit oder der Jobcenter anzubieten.

Warum gibt es die AZAV-Zertifizierung

Die AZAV wurde eingeführt, um sicherzustellen, dass öffentlich geförderte Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen den hohen Anforderungen des Arbeitsmarktes entsprechen.

Ziel ist es, eine einheitliche und transparente Qualität der Angebote zu gewährleisten und die Effektivität der Fördermaßnahmen zu erhöhen. Damit wird sichergestellt, dass die eingesetzten Steuergelder sinnvoll verwendet werden und die Teilnehmenden optimal auf den Arbeitsmarkt vorbereitet werden.

Seit wann gilt die AZAV-Zertifizierung

Die AZAV-Zertifizierung gilt seit dem 1. Januar 2012. An diesem Datum trat die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) in Kraft, die die Voraussetzungen und Verfahren für die Zertifizierung von Bildungsträgern regelt, die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung im Rahmen der Arbeitsförderung anbieten möchten.

Zuvor gab es ähnliche Regelungen unter der AFL (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung für Arbeitsmarktmaßnahmen), jedoch wurde die AZAV als Nachfolgeregelung entwickelt, um die Anforderungen und Prozesse klarer zu strukturieren und die Qualität der Bildungsangebote zu erhöhen. Die AZAV-Zertifizierung wurde erforderlich, damit Bildungsträger für die Förderung durch die Agentur für Arbeit und andere öffentlich-rechtliche Stellen zugelassen werden.