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et + de 2 000 000 stagiaires utilisent l’extranet Digiforma
Les feuilles de présence dématérialisées vous permettent d’enregistrer les présences de vos stagiaires directement à partir d’un ordinateur : envoyez-leur un lien de signature et collectez directement leurs signatures grâce au rapport d’émargement numérique.
La feuille d’émargement ou feuille de présence est essentielle lors des actions de formation : l’émargement est loin d’être une simple formalité. Elle détient une réelle valeur tant pour les formateurs que les stagiaires et les organismes financeurs.
La feuille de présence constitue avant tout une preuve juridique et correspond à une obligation légale prévue par le Code du travail, qui s’applique aux organismes de formation et à tous les dispensateurs de formation.
Elle permet de justifier et de centraliser les présences des stagiaires et des formateurs, elle constitue donc un document essentiel pour les financements et les différents organismes. Lorsqu’un formateur indépendant intervient en tant que sous-traitant d’un OF, la feuille de présence permet de justifier sa rémunération et de façon plus générale, facilite les financements par les OPCO et autres organismes financeurs.
L’émargement permet également de justifier le fait qu’un stagiaire n’ait pas atteint les objectifs prévus en raison des retards et des absences. Il est nécessaire que le nombre d’heures ou de stagiaires corresponde au temps de présence effectif, raison pour laquelle il est indispensable de remplir ses feuilles de présence. L’organisme financeur se réserve le droit de ne pas procéder au paiement en cas d’absences ou de retards sans lien direct avec la formation en question.
Lorsque la formation se déroule à distance, les actions de formation peuvent se vérifier grâce aux travaux réalisés par les stagiaires ou encore le suivi des temps de connexion.
Un émargement numérique est également possible grâce à la présence d’une feuille d’émargement en ligne incombant ainsi une signature numérique de la part des stagiaires et formateurs. Cette option offre davantage de fiabilité, facilite la gestion des formations et permet de centraliser les données.
La feuille de présence dématérialisée vous permet de relever les présences de vos stagiaires en présentiel ou en distanciel. A l’occasion des classes virtuelles, la feuille de présence dématérialisée vous permet ainsi de faire émarger vos apprenants directement pendant vos webinaires. Les présences des stagiaires s’actualisent ensuite automatiquement dans Digiforma pour enrichir votre suivi administratif et votre bilan pédagogique et financier.
Avec Digiforma, limitez l’usage du papier pour vos formations ! Les feuilles d’émargement dématérialisées vous évitent d’avoir à imprimer des feuilles d’émargement papier, même dans le cas d’une formation en présentiel. Vous pouvez désormais faire signer vos élèves directement sur une tablette, ou en leur envoyant simplement un lien de signature par email. La feuille de présence dématérialisée nécessite simplement une connexion internet.
La signature électronique figure parmi les moyens les plus sécurisés et fiables pour la validation d’authenticité d’une signature sur document officiel. L’émargement en ligne assure une traçabilité et une pérennité alors que les feuilles volantes se perdent et nécessitent des envois postaux et un classement papier, ce qui n’est pas le plus pratique et judicieux actuellement. La signature numérique est quasiment infalsifiable et surtout inaltérable, elle détient une réelle valeur juridique, raison pour laquelle il est nécessaire pour les organismes de formation de se digitaliser davantage.
L’émargement numérique offre un gain de temps considérable. La crise sanitaire a ancré le blended learning dans les parcours de formation et même en distanciel, la signature électronique apporte une validation directe d’un document et donc de votre feuille de présence en ligne. Il n’est plus question d’acheminement postal, d’erreurs administratives, de pertes, d’impression, de scan, de classement ou d’archivage, vos feuilles d’émargement en ligne sont partagées en temps réel, validées, envoyées, tracées et classées. Une aide appréciable concernant la gestion de vos formations et les tâches chronophages qu’incombe l’aspect administratif des formations.
Découvrez comment Digiforma répond à tous les besoins des professionnels de formation avec des solutions totalement intégrées.
Digiforma nous a permis de faire autre chose que de la logistique et de nous concentrer sur le suivi individualisé de la formation. Aujourd’hui, nous utilisons Digiforma bien plus que ce pour quoi nous l’avions choisi.
Fabienne Tardy
Directrice, Espace Chef
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